Análisis de software: Up Planning

Analizamos en este post un software “en la nube” para la realización de previsiones de cash flow, principalmente enfocado a profesionales, pequeñas empresas o comercios que desean tener un control exhaustivo de sus finanzas, previendo el cash flow futuro en función de multitud de variables.

Es posible su descarga gratuita, por un periodo de prueba, en www.upsoluciones.com

Sobra decir que hay muchísimos empresarios que no saben que gastos en comisiones bancarias tienen al final del año, o si el gasto de telefonía se ha duplicado respecto al año anterior, o si simplemente si con el ritmo actual de ventas pueden afrontar con solvencia los salarios o seguros sociales del próximo año. Como se suele decir en nuestro mundillo “lo que no se puede medir no se puede controlar, y lo que no se puede controlar no se puede mejorar”. Es por ello que recomiendo que aquellos que reconozcan ineficiencias en sus sistemas de información empresarial,  (ya sea por falta de tiempo, de personal cualificado, por desconocimiento de software contable o de hojas de cálculo, o por cualquier otro motivo) dediquen unos minutos a leer este análisis.

De antemano querría decirles que es una de las aplicaciones más intuitivas que conozco, y al mismo tiempo más completa. La interface es muy amigable, sencilla de usar, y basta dedicar unos minutos a planificar la entrada de datos para hacerse con él y obtener resultados e informes muy interesantes.

Voy a hacer una presentación donde predomine lo visual, ya que creo que de esta forma se asimilarán mejor los conceptos. Recomiendo encarecidamente, antes de la introducción de datos, coger lápiz y papel para planificar la misma, y tirar de la contabilidad, facturas de proveedores, de datos de ventas pasados, o de los extractos bancarios para acertar en los datos que introducimos: gastos en teléfono, ADSL, consumo eléctrico, alquileres, nóminas, préstamos bancarios, etc. En la planificación previa que menciono debemos tener en cuenta:

  • ¿Puedo dividir mi empresa en diferentes departamentos para su mejor control? Por ejemplo en un Hotel es habitual la división en Alojamiento, Mantenimiento, F&B (Alimentos y Bebidas que se sirven en los bares o restaurantes del Hotel), Comercial, y Administración. O por ejemplo podemos dividir nuestra empresa en diferentes locales en los que se presta la actividad, o por ramo de actividad si somos un grupo de profesionales de la medicina. Puedo hasta incluso asociar un usuario específico a cada departamento para que sea el encargado de gestionar e introducir la información.
Creación de Departamentos

Creación de Departamentos

  • ¿Qué grupos de productos o servicios de los que presto puedo asociar a esos departamentos? Por ejemplo en un Hotel, aparte de la venta de habitaciones, podemos alquilar salones, facturar por llamadas telefónicas, cambio de divisa, excursiones, alquiler de caja de seguridad o venta de bebidas en el bar. Pues bien, crearemos primeramente todos los grupos de productos:
Asignación grupos de productos

Asignación grupos de productos

  • ¿Qué grupos de gastos puedo asociar a mis respectivos departamentos? Por ejemplo puedo tener un grupo de gasto Telecomunicaciones con sus respectivos gastos de ADSL, Télefono fijo, móvil. Y así para el resto de gastos. Sugiero una agrupación similar al Plan General Contable para así poder extraer datos de la contabilidad de forma más eficiente.
Asignación de grupos de gastos

Asignación de grupos de gastos

  • ¿Qué impuestos gravan mis operaciones?  Lo podemos configurar a nuestro antojo, al margen de que después es posible establecer diferentes impuestos a cada producto o gasto específico
Submenú Impuestos

Submenú Impuestos

  • Por tanto ya tenemos configurada, en un primer estadio, nuestra empresa. Quedaría tal y como enlazamos debajo. El ejemplo escogido es para un Hotel de tamaño pequeño.
Pantalla de visión general de la empresa, una vez introducidos los datos

Pantalla de visión general de la empresa, una vez introducidos los datos

Ahora debemos pasar a la definición del resto de las diferentes pestañas con que cuenta el programa:

menu

No vamos a comentar cada una de ellas, pero si nos detendremos en la de definición de productos que creemos más importante a la hora de estimar nuestro cash flow futuro. Comentarles que en el menú Financiación podemos incorporar los datos de préstamos bancarios para calcular la carga financiera y de amortización del capital del mismo:

Menú Financiación

Menú Financiación

En Personal podremos configurar nuestra plantilla, por temporadas y departamentos y definiendo el coste en seguros sociales a cargo de la empresa:

Menú Personal

Menú Personal

Y en la pestaña  cash flow obtendremos una visualización gráfica o en modo tabla de datos del cash flow futuro. Esta pestaña la comentaremos en un último apartado ya que es en la que realmente se obtiene el resultado de todo el trabajo previo y creemos más novedosa y completa de las que hay en el mercado.

  • Ahora vamos a comentar, de forma resumida, la pantalla de introducción de productos, la que creo esencial a la hora de planificar nuestro cash flow. Nos centramos en la pestaña Productos

pestanaproductos

  • Es la hora de crear los productos en sí, asignándolos a los departamentos ya creados:
Creación de productos

Creación de productos

A la hora de crear los productos, debemos asociarlos también a los grupos de productos creados en el paso anterior, y establecer cómo vamos a introducir las ventas, si por unidades vendidas (luego habrá que establecer el coste de cada unidad para determinar el margen) o por cifra de ventas netas. Fíjense como en la imagen superior se ven claramente los campos en los que debemos introducir datos, señalados con un icono de un lápiz, que al hacer click nos aparecen submenús,  y que serán los que en definitiva configurarán nuestras ventas: precio de compra o coste del artículo o servicio (si lo tiene), evolución de estas compras, (tenemos además la opción de establecer periodicidad de compra diferente a la de la venta), precio de venta y valores de venta. Si observan en la imagen vemos:

Submenú de introducción de productos, Precio de venta

Submenú de introducción de productos, Precio de venta

Observemos que tenemos la opción de agregar un escenario normal u optimista (o cualquiera otro) a la hora de establecer nuestros valores de ventas para nuestros productos (posteriormente asignaremos qué valores comprende uno u otro escenario), así como establecer diferentes temporadas o fecha de ventas de nuestros productos (ideal para ventas por temporada),  además de los valores de venta, periodicidad de la venta (diaria, semanal, etc.) o un porcentaje de ganancia sobre el coste.

  • Ahora es el paso de definir los gastos (excepto financiación bancaria y personal, que como comentamos anteriormente se definen en menús diferentes)

pestanagastos

La interfaz es muy similar a la introducción de productos, por lo que seremos breves en la exposición. Nos permite asociar una serie de valores de compra, con una periodicidad determinada (mensual, bimensual, semestral,…) y por periodos de tiempo determinados por nosotros, y asociarles una carga impositiva específica y un escenario.

Submenú de introducción de gastos, Precio de compra

Submenú de introducción de gastos, Precio de compra

  • Ya por último nos centramos en el menú Cash Flow, dónde obtendremos nuestros informes, y como comenté resulta novedosa y muy completa.

pestanacashflow

Podremos establecer tanto el escenario a determinar (optimista, normal), como el Departamento al que hace referencia, o si es a la totalidad de la empresa:

Detalle de Menú Cash Flow, elección por escenario y departamento

Detalle de Menú Cash Flow, elección por escenario y departamento

Podremos establecer el inicio y fin del periodo a analizar, así como  la periodicidad del informe, esto es, si queremos ver la información por semanas, meses, trimestres, etc.:

Detalle de Menú Cash Flow, periodicidad en la visualización de datos

Detalle de Menú Cash Flow, periodicidad en la visualización de datos

Visualización informe Cash Flow completo (hacer click en él para agrandar)

Visualización informe Cash Flow completo (hacer click en él para agrandar)

Y podremos incluso seleccionar un informe más detallado, desglosando no solo por grupos de productos y de costes, sino por productos y costes individuales:

Detalle de Menú Cash Flow, tabla detallada

Detalle de Menú Cash Flow, tabla detallada

Y ver su respectiva presentación gráfica:

Detalle de Menú Cash Flow, informe gráfico

Detalle de Menú Cash Flow, informe gráfico

También existe un menú de detalles de Compras y Ventas, muy útil para complementar la información del Cash Flow:

Detalle de Menú Compras y Ventas

Detalle de Menú Compras y Ventas

A modo de resumen, un excelente software, con posibilidad de pago mensual y periodo de prueba,  que desde Herranz Jurídico Fiscal  nos mostramos predispuestos para ampliarle la información, responder sus dudas y asesorar en la contratación del mismo.