Claves para el éxito en la implantación de un Cuadro de Mando Integral (CMI)

La implementación de un Cuadro de Mando Integral (en adelante, CMI), exige una serie de etapas y procedimientos en las Organizaciones que exige un compromiso global, tanto a nivel departamental, como a nivel operativo o  gerencial.

Como breve apunte histórico, comentar que  fueron Robert S. Kaplan y David P. Norton los que han ido desarrollando en diferentes publicaciones de la Harvard Business School esta filosofía,   y que la misma ha evolucionado desde un Sistema de Indicadores mejorado hasta convertirse en un Sistema Global de Gestión de la Información:

Define y transmite la visión estratégica a toda la organización

Comunica y vincula los objetivos organizacionales a las actividades de los departamentos

Vincula los Planes, Metas y Proyectos

Contribuye a la alineación de los empleados con la estrategia y al feedback continuo

Induce al cambio a través del liderazgo

(Fuente: The Strategy-focused organization, Kaplan & Norton, Harvard Business School Press,2000)

captura palo

No voy a cometer la osadía de  resumir la filosofía y claves de la implantación de un CMI en un blog, primero porque es algo inasumible en extensión, y en segundo lugar porque es un servicio que ofrecemos  en Herranz Jurídico Fiscal para nuestros clientes. No obstante quiero aportar mi grano de arena  y comentarles, de modo resumido, en qué puede ayudarles en su negocio un CMI, así como compartir mi visión del mismo.

Les diré primeramente lo que no es:

*No es un documento rígido que se elabore, se presente, y se guarde en un cajón. Se va a adaptando a medida que evoluciona la empresa y sus objetivos. Y necesita un feedback continuo.

*No se trata de un conjunto de indicadores clave (financieros, operativos, etc…) desplegados a modo de ratios en uno o varios Excel, o en una sección con gráficos de su ERP, por mucho SAP o Navision que tenga.

*No es un documento único que se implante en todo tipo de empresas. Al igual que cada empresa o negocio tiene una estrategia diferente, diferente será el CMI de la misma. Y no hay Cuadro de Mando que no necesite para su elaboración de un estudio detallado y pormenorizado de los procesos en su empresa y sus objetivos estratégicos.

*No es (o no debe ser)  un documento elaborado por una única persona o departamento, necesita interacción de toda la Organización. En grandes multinacionales, de hecho, hay una Oficina  de Alineamiento Estratégico, que redirige y centra los objetivos departamentales hacia los objetivos  estratégicos, fin último del CMI. En organizaciones medianas o pequeñas puede ser el Controller o el Departamento  Financiero quien se encargue de su diseño.

*El CMI No está acotado a las grandes empresas: desde Empresas de Reducida Dimensión (ERD) hasta micropymes  o profesionales pueden confeccionar un CMI que les sirva para optimizar sus recursos y generar valor.

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Y ahora le haré una serie de preguntas:

  1. En su empresa o negocio, ¿están definidos los objetivos estratégicos? ¿y están cuantificados?
  2. ¿Existe o se ha planteado realizar alguna vez un Mapa Estratégico? ¿tienen plasmado en papel los flujos de documentos, o un diagrama de procesos en su empresa?
  3. ¿Los reportes que existen a nivel gerencial en su Organización, o los que le llegan a usted si es  un Gerente,  están en concordancia con los Indicadores de Gestión?
  4. Estos indicadores, si existen, ¿están en consonancia con los objetivos? ¿están bien diseñados? ¿son indicadores realmente? ¿tienen asignado un responsable?

Si la mayoría de sus respuestas han sido no, hay mucho camino por recorrer. Es positivo no obstante tomar conciencia de estos aspectos, y ya el sólo hecho de planteárselos será el punto de partida de las mejoras.

No se deje engañar, puede que su empresa vaya bien sin  plantearse estas cuestiones, pero si  implantase los procesos que vamos a analizar en  esta serie de post iría mucho mejor. ¿Usted ve lógico que un deportista de fondo no controle sus tiempos para ver su progresión? ¿Entonces por qué en el caso de las organizaciones no va a ser lo mismo?; En la misma línea, ¿por qué no analizar los procedimientos existentes en la empresa, si probablemente nos encontremos con que  hay diferentes trabajadores con funciones solapadas, o que imputan en sistema la misma información duplicando las tareas? ¿Sabía que en los ERP más modernos el contable no introduce ningún asiento, sino que ya han sido introducidos los datos relevantes para la contabilidad en transacciones previas, y puede dedicar más tiempo así a labores de supervisión y elaboración de reportes?

Lo anterior le habrá hecho replantearse la utilidad de controlar sus objetivos, o de contar con un mapa de procesos… mi objetivo será demostrarle que controlando el resto de variables podremos elaborar un excelente CMI.

blog11003

Próximos post de la serie Implantación de un CMI:

1. CMI, ¿es posible plantearlo sin las herramientas adecuadas?. Los cubos de información.

2. CMI y la estrategia

3. CMI y los indicadores de gestión

4. CMI y su seguimiento

5. CMI y su relación con el presupuesto

Crear una tabla de antigüedad de facturas a cobrar (ageing) en PowerPivot

Vamos a empezar una nueva línea de aprendizaje sobre el Excel PowerPivot.

En este caso diseñaremos una base de datos para llevar el control de las facturas emitidas, cobradas, y pendientes de cobrar en función de la fecha de vencimiento.

Lo que queremos obtener no es ni más ni menos que esto:

1imagendelageing

Para obtener este informe necesitaremos vincular las siguientes tablas: Movimientos bancarios, Facturas y Clientes, que previamente habremos creado en Excel.

 

2

Empecemos creando la tabla de Clientes, importantísimo crear una columna IdCliente donde le asignaremos un identificador numérico no repetitivo a cada uno de nuestros clientes, tal como se ve en la imagen de abajo (hacer click sobre la imagen para agrandar)

Los campos a incluir son muy diversos, en función de la información que queramos obtener:3tabla clientesok

Crearemos otra tabla llamada Facturas, que será la tabla “matriz” del conjunto, y donde situaremos prácticamente la totalidad de las medidas en el PowerPivot.

Importante:

1. Fijaremos un identificador numérico a las facturas, (IdFacturas), un Código de factura (nuestra enumeración, por ejemplo si nuestra serie de facturas empieza por 2013_001 añadiremos 20103001, siempre un código diferente para cada factura.

2. Incluiremos Fecha de emisión y Fecha de vencimiento

3. Añadiremos el identificador del cliente al que hemos girado la factura (IdCliente). Esta columna la relacionaremos posteriormente con la columna de idéntico nombre de la tabla Clientes

4. Importes de la factura, desglose de IGIC o IVA, retenciones, líquido, etc…

4tabla facturasok

Ya por último crearemos la tabla Movimientos Bancarios, donde añadiremos las siguientes columnas:

 

5tabla movimientos bancarios

 

Es importante saber que la columna que se relacionará aquí con la tabla Facturas es la de IDFactura.O sea, la columna IdFactura de la tabla Movimientos Bancarios estará relacionada con la columna CódigoFactura de la tabla Facturas, tal como se ve en la imagen inferior.

4_1 realcion facturas MovBancarios

Esto tiene sentido ya que al introducir los datos del banco cazaremos lo cobrado con el número de factura que cobramos, sin tener que saber que IdFactura es. Esto facilitará la labor.

Si se reciben diferentes cobros de una misma factura añadirlos igualmente, al calcular las medidas se sumarán todos los cobros obtenidos por una factura.

Acto seguido pasamos a vincular las tablas del Excel con PowerPivot, bastará con seleccionar los datos de cada hoja, incluyendo encabezados, y pulsar el botón de PowerPivot, tal como se ilustra debajo:

creartablavinculada

Una vez tengamos las tres tablas creadas, es momento de crear las medidas dentro del mismo Excel (no de la base de datos PowerPivot).

El procedimiento es en una nueva hoja, añadir dentro de la ventana de PowerPivot, “Crear Tabla dinámica”. ¡Ojo! Es dentro del complemento PowerPivot, no desde  Insertar / Tabla Dinámica.

creartabladinamica

Acto seguido vamos a empezar a crear las Medidas, que es la forma que tiene PowerPivot de llamar a unas fórmulas que pueden contener otras y que potencian las posibilidades de este software al integrar nuevas funciones.

Pulsamos “Nueva Medida”

nuevamedida

Y vamos a añadir esta serie de medidas, en las tablas correspondientes:

1. Total Cobrado

6medida totalcobrado

2. Total Facturado

 

7medida totalfacturado

 

3. Pendiente de cobro hasta 30 días (fecha de vencimiento de la factura no pagada hasta hoy, de ahí que utilicemos el comando TODAY) 8 medida pdte 30 dias

 

4. Pendiente de cobro (antigüedad de deuda de 30 a 60 días)

9 medida pendiente 3060 dias

 

Y así sucesivamente hasta llegar hasta los 365 días o con posterioridad.

Vemos a continuación como las medidas se ven reflejadas en las diferentes tablas:

– En Movimientos bancarios 10visual movim bancarios

– En Facturas 11visual movim facturas

 

Ahora sólo nos queda colocar las medidas ya creadas en los campos de valores,  y los campos Razón Social y Código de Factura como filas, dentro de la tabla dinámica. 12 segmentacion

 

Con esto ya obtenemos nuestro ageing

1imagendelageing

Powerpivot en excel:llegó la revolución

Voy a hacer una introducción breve de este revolucionario plug-in de Excel, y lo haré como sigue siendo habitual en mis blogs: de forma visual.

Comentarles que es una sencilla aplicación, que es acoplable al Excel versión 2010 y superiores, versiones 32 y 64 bits.

Al ejecutar este plug-in (en realidad es un complemento “.com” de excel) y ejecutarlo, se nos abre una nueva interfaz que incluye las tablas que se analizarán posteriormente, permitiendo la realización de cientos de operaciones con miles de filas (si, he dicho bien, miles de filas) filtrados en segundos, y permitiendo la ejecución de fórmulas, “medidas” o “measures”, y gráficos con una rapidez increíble. Es la mejor introducción que conozco al llamado “Big Data”.

Para ser más ilustrativo, les voy a ofrecer una serie de pantallazos que analizan una serie de parámetros de una determinada empresa, y que caben, todos ellos, en un único Excel de aproximadamente de ¡¡¡ 6 MB !!! Me gustaría que analizasen al final de este blog el tiempo y las hojas de cálculo que emplearían para obtener los mismos datos con sólo tablas dinámicas.

Agradecer los ejemplos y las enseñanzas a Rob Collie, desarrollador de este software.

Vamos a partir de una determinada empresa, de los datos de venta, y empezaremos a obtener datos:

blogppivot000

Aquí tenemos una tabla dinámica sencilla, de ventas totales por meses.

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Arriba observamos una segmentación de datos por años, de Ventas Totales. Nada espectacular, lo podemos hacer con cualquier Excel 2010.

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Ya esto se complica más: hemos añadido “medidas” de beneficio en u.m. y %, para cada año y mes

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A través de las fórmulas COUNTROW y DISTINCTCOUNT calculamos tanto las transacciones por dia de venta como los días de venta en sí por año

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Calculamos ahora más datos, ventas media por transacción y por día, en los últimos 4 años (ver arriba) blogppivot009

Ahora el % de beneficio que obtenemos por mes (en 2004 sólo hay datos hasta julio, por eso acaba en 7 este listado)blogppivot011

Ya nos introducimos en los productos, calculamos margen y porcentaje sobre el precio de venta de cada Categoría blogppivot014

En el gráfico superior obtenemos un gráfico dinámico con información del margen por categoría blogppivot015

Asignando un código diferente a las distintas operaciones podemos estratificarlas: cuales son ventas normales, en periodo promoción, y cuáles devoluciones. Así como el procentaje de ventas en promoción.

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En este apartado observamos el total de clientes activos en cada año, y el incremento % desde el año 2003 (por eso aparece en negativo los datos de 2002 y 2001) blogppivot018

Aquí analizamos que meses contribuyen más al global de ventas netas. EN 2004 sólo se analizan datos de  enero a julio (por eso llega a 7). Está claro que Junio fue el mejor mes en este 2004.blogppivot020

Ya que hemos calculado la contribución al margen de cada categoría, ¿por qué no hacerlo con cada producto? Arriba aparecen marcados  los productos con código del 228 al 341. Estos productos, durante el 2003 y 2004 contribuyeron en su totalidad con el 1.71% del total de las ventas netas, siendo el mes  de mayo el que mayor porcentaje aportó al total, un 2.81% del total de ventas netas. Intenten calcular estos datos con dinámicas… en esto se tardó un minuto.blogppivot022

Ofrecemos arriba un poco más análisis sobre el periodo de ventas: son Mayo, Junio y Diciembre los meses que concentran nuestras ventas…la información es poder: sabemos cuando  reforzar nuestras plantillas (Mayo, Junio, Diciembre) o para cuando dejar los periodos de vacaciones (Agosto y Septiembre).

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Esto de arriba es un consolidado, por productos, categorías  y subcategorías. Todo en una misma pestaña de Excel. blogppivot027

Un compendio de las medidas utilizadas hasta ahora pero por subcategoría. blogppivot029Datos de ventas por categoría y talla de textil (desde la S a la XL)blogppivot030

Si tenemos bien estructurada nuestra base de datos y recopilamos datos de nuestros consumidores (lugar de procedencia, si son padres o no, con estudios, etc…)podemos descubrir datos interesantes… ya sabemos a quien dirigir nuestras campañas! blogppivot032

En el caso de que las divisas sean una variable importante en nuestras finanzas,¿ por qué no obtener los datos de ventas seleccionando diferentes valores en divisas  para predecir su impacto en nuestras Cuentas de Resultados?

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¿Y por qué no comparamos nuestras ventas por categoría con nuestro presupuesto de ventas estimado? ¿En qué categorías vamos por debajo del presupuesto?blogppivot036

Un poco más de Big Data, en qué días de la semana vendemos más…. Estos americanos venden hasta en domingo.blogppivot038

Ya por último, un acumulado de ventas (Ventas YTD).

En resumen, ¿ es revolucionario o no el PowerPivot?