Agrupación de datos en excel y representación gráfica (I)

Vamos a hablar en este post de una sencilla forma de presentar nuestras Cuentas de Resultados, mediante la agrupación de datos por epígrafes y su posterior representación gráfica.

Alguna de las pautas que todo financiero debe tener en cuenta a la hora de presentar la información financiera es la sencillez de la misma y que ésta resulte visualmente atractiva.

A continuación representamos de forma esquemática como proceder, nos basamos en el Excel 2010.

Partimos de una Cuenta de Resultados exportada a excel, desde cualquier ERP o SAP,  de un determinado Hotel a una fecha concreta.

(HACER CLICK PARA AGRANDAR)

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Como vemos tal como se presenta es muy difícil discriminar la información que nos es útil.

Vamos a mejorarla.

Utilizando la Ficha Principal “Datos” del Excel, en el cuadro de diálogo “Esquema” , vamos a agrupar la información.

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Utilizando las agrupaciones que nos permite nuestro NPGC llegaremos hasta 5 niveles de agrupación (o más si así se desea),  basta con seleccionar los datos a máximo detalle (por ejemplo a nivel de cuenta o partida), seleccionando las filas a agrupar, y pulsar a continuación el botón de Agrupar (+); siempre podremos rectificar repitiendo la selección anterior y desagrupando o “borrando esquema”. A continuación  vemos como agrupamos los Gastos de Personal :

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Si hacemos esto con el resto de agrupaciones nos encontramos con una Cuenta de Resultados más manejable, donde es más fácil agrupar o desagrupar la información que interesa, simplemente pulsando en los símbolos + y – de agrupación a la izquierda de la pantalla, hasta esos 5 niveles de agrupación comentados.

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Tanto el EBITDA como el EBT no figuran como tal en los plan contable español (NPGC) pero su uso se ha extendido de forma notoria en los últimos años, sobre todo del EBITDA, ya que permite una comparación homogénea de los resultados de diferentes empresas en diferentes sectores al no tener en cuenta las correspondientes políticas de amortizaciones (que como sabemos pueden variar en función de los tipos de activos o políticas contables), el resultado financiero (así se aísla el impacto que puede tener el coste por endeudamiento o la retribución de inversiones financieras), las provisiones de gastos y la carga impositiva. Es por tanto el indicador más adecuado para conocer si una empresa gana en su actividad propiamente dicha.

En el próximo post comentaremos como segmentar datos en excel para obtener representaciones gráficas como la siguiente:

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