Introducción a las bases de datos relacionales (II)

Pasamos a describir el segundo paso tras descargarnos la tabla de Excel adjunta en el blog Introducción a las Bases de Datos relacionales I.

Vamos a utilizar para realizar este ejemplo Access 2010 y Excel 2010, no obstante con plataformas anteriores los pasos a realizar son los mismos.

Vamos a describir el proceso de forma esquemática:

  • Abrimos Access y pasamos a crear una nueva base de datos (podemos partir de la plantilla bases de datos en blanco) a la que llamaremos BBDD, y procedemos a importar la tabla renombrada de Excel “NPGC”
  • Para ello nos vamos al menú de Access “Datos Externos”/importar y vincular/Excel, donde nos pedirá que especifiquemos el origen de los datos (seleccionaremos la ruta de acceso para llegar a nuestro archivo en Excel, donde la hayamos guardado), especificando que queremos importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual, tal como vemos en la imagen

importacion de excel a access 1

  • El siguiente paso consistirá en seleccionar la hoja del Excel que contiene los datos para importar (el Excel “NPGC” sólo contiene una sóla pestaña con datos por lo que seleccionaremos la pestaña NPGC), se nos muestra debajo una visualización previa de los datos a importar, y damos a Siguiente

importacion de excel a access 2

  • Marcamos casilla Primera fila contiene encabezados de columnas (Access renombrará algún encabezado que no admite los caracteres actuales, no es problema porque ya los modificaremos y adaptaremos más adelante), damos siempre a Siguiente
  • Posteriormente nos pide especificar la información sobre cada campo de la tabla, y nos permite indexar esos campos o No importarlo si no lo queremos, en este paso vamos a darle a Siguiente sin marcar nada
  • Nos pide ahora que agreguemos una clave principal, es un tema muy importante que explicaremos en siguientes blogs pero en este momento marcaremos Permitir a Access que agregue una clave principal y damos a Siguiente
  • Aparece la última pantalla del asistente de importación que nos pide que marquemos el nombre de la tabla de destino que se abrirá en Access, se nos marca por defecto el nombre de la pestaña de Excel que estamos importando, por lo que dejaremos ese nombre, NPGC, y pulsaremos Finalizar
  • Ya aparece en Access una nueva tabla denominada NPGC que contiene los datos del NPGC, código de cuenta en 4 y 3 digitos, Denominación de la cuenta, y Grupo y Subgrupo al que pertenece.

importacion de excel a access 3

En el siguiente blog vamos a empezar a establecer relaciones con la tabla ya creada, con el objetivo de empezar a crear nuestros propios informes.

Es bueno para aquellos usuarios no familiarizados con Access que vean la tabla creada, y jueguen con ella modificando el ancho de las columnas, usando filtros y ordenando las mismas por número de cuenta de forma ascendente, descendente, etc…

Nota: Al hacer cualquier modificación de este tipo Access nos pedirá si queremos guardar los cambios, por lo que es importante actuar con precaución. Los filtros y la ordenación se pueden modificar todas las veces que queramos, pero si eliminamos filas  o cambiamos datos no hay opción para deshacer cambios, por lo que conviene siempre que hagamos nuestras pruebas en una copia de esta misma tabla recién creada, se puede hacer seleccionando la tabla en el panel de objetos de Access y con el botón derecho sobre ella pulsar Copiar y posteriormente Pegar, se nos crea una tabla llamada por defecto Copia de NPGC con los mismos datos y estructura sobre la que podemos hacer todas las operaciones que queramos para familiarizarnos con la misma.

Introducción a las bases de datos relacionales (I)

Todos hemos tenido mayor o menor experiencia profesional, y se puede decir que todos chapurreamos algo de Word, Excel y hasta Powerpoint, pero en cuanto vemos el icono de Access todo cambia…. vamos a intentar que esta actitud se suavice, iniciando una serie de blogs para convertirnos en usuarios básicos de este software, esencial en el mundo de las bases relacionales.

Empezamos con un sencillo ejemplo de como utilizar una base de datos basada en el NPGC, a partir de la cual estableceremos una serie de relaciones para obtener unos informes hechos a medida.

Para comenzar, descarguemos este archivo en excel, posteriormente explicaremos como pasarlo fácilmente a Access y empezar a definir relaciones.

NPGC

Más información en el próximo blog de esta serie.