Introducción a las bases de datos relacionales (III)

Vamos en este blog, el tercero de la serie, a crear una serie de relaciones entre varias tablas.

Ya hemos creado en el apartado anterior una tabla denominada NPGC con las cuentas del Plan Contable español. El objetivo ahora es crear una determinada plantilla donde introduzcamos los datos de nuestra contabilidad, y a través de diferentes consultas obtengamos un informe de masas patrimoniales para determinar la situación de la empresa, comparándola con el año anterior.

Esta posibilidad se incluye de serie en bastantes programas de contabilidad, pero lo que pretendo conseguir es que conozcan la base de este tipo de “programación”, que es el punto de partida para, posteriormente, crear nuestros propios Cuadros de Mando o CMI (BSC o Balanced Scorecard en inglés) o automatizar nuestras consultas o procesos contables-financieros.

Para ello voy a explicar diferentes pasos a realizar en este post:

  • Vamos a importar la tabla VincnpgcBs, de donde se extraerá el vínculo entre nuestra tabla NPGC y el Balance de Situación

(hacer click para agrandar)

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  • Crearemos una tabla vinculada en nuestro escritorio (Balance Prueba.xls)donde introduciremos (copiando y pegando desde excel) los datos de nuestro balance y automáticamente se vincule

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  • Vamos a establecer una relación entre las dos tablas (VincnpgcBs y NPGC) para que al nosotros introducir los datos de nuestro balance en una plantilla nos vincule esos datos con las cuentas del Balance de Situación.

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  • Previamente tenemos que homogeneizar datos: en nuestra plantilla introducimos un balance de sumas y saldos a 10 digitos, mientras que nuestra tabla VincnpgcBs necesita 3 o 4 digitos máximo. Estableceremos consultas para solventar esta situación.

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  • Por otro lado estableceremos un formulario para introducir el resultado de la Cuenta de PyG, que irá al Patrimonio Neto con signo negativo (en caso de beneficio) y positivo (en caso de pérdida). Podríamos haber creado una consulta que sumase el grupo 6 y 7 y anexionase ese resultado a la tabla resultante pero los hacemos de esta forma para abreviar el proceso e introducir información acerca de la creación de formularios.

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  • Obtendremos una tabla resumen de nuestras cuentas y su partida del balance de situación correspondiente

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  • Finalmente añadiremos los datos del año pasado y convertiremos la consulta en un gráfico dinámico para la comparación de las masas patrimoniales de los dos años últimos años. Todo esto lo veremos ya automatizado en una base de datos de Access que se incluirá como archivo adjunto al final de este blog.

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Paso 1

Importamos, al igual que hemos hecho con la tabla NPGC, la tabla VincnpgcBs. Aquí está el archivo en Excel, hacer click para descargar.

VincnpgcBs

Recordemos el procedimiento: Menú datos externos / Importar desde Excel y dentro del cuadro de diálogo seleccionamos Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual, marcamos la casilla la primera fila contiene encabezados de columna y aceptamos.

Ahora vamos a importar otro Excel, que va a ser nuestra plantilla Balance Prueba, donde copiaremos y pegaremos nuestros datos, y que a través de una consulta integraremos en la base de datos.

Nos descargamos este nuevo Excel:

Balance Prueba

Contiene los títulos de las columnas a integrar.Y, novedad, lo vamos a descargar como tabla vinculada, para que podamos modificar la información contenida en ella a menudo y de forma sencilla. El procedimiento es Menu datos externos /Importar desde Excel y marcamos esta vez opción “vincular al origen de datos creando tabla vinculada”; el resto de pasos es idéntico al modo tradicional.

Hacer click para agrandar

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Vemos como ahora se nos incluye la tabla con un logotipo de Excel y la flecha que indica vinculación. Cualquier dato que introduzcamos en el Excel será el que se importará en consultas posteriores.

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Importante: Si posteriormente cambiamos la situación de este archivo, desde el escritorio a una subcarpeta, debemos actualizar este vínculo. El modo de hacerlo es click derecho en la tabla y seleccionar “Administrador de tablas vinculadas”, redirigiendo ese vínculo a la nueva situación.

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Paso 2

La tabla vinculada Balance Prueba está vacía, solo contiene los títulos de las columnas. Si pinchamos sobre ella en Access lo comprobamos. Ahora vamos a importar los datos de nuestro balance de sumas y saldos (de nuestro programa contable, eso si, debe tener la opción de exportar a excel) a esta tabla, pero vía Balance Prueba del Excel, que hemos situado en el escritorio. Recordemos que nuestro balance le tenemos que dar el formato siguiente:

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Es preferible que nuestra cuenta tenga 10 digitos, pero funciona para otros formatos, eso si, debe contener estas 6 columnas. Basta con copiar y pegar. Copiamos en el Excel que genera nuestro programa contable y pegamos en el Excel de Balance Prueba del escritorio. Debe quedar algo así:

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Ahora lo tenemos en Excel, y al estar vinculado, la tabla Access ha debido cambiar. Pinchamos sobre ella y consultamos que la información coincide, ya dentro de Access.

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Paso 3

De poco sirve tener esta tabla vinculada si no se integra en nuestra base de datos de Access. Para ello vamos a introducir nuestra primera consulta de creación de tabla, cuya finalidad va a ser coger los datos de esta tabla vinculada, Balance Prueba, y llevarla a una tabla base que iremos sometiendo a nuevas consultas.

A modo de resumen diremos que hay 6 tipos de consulta básicas: de selección (aplicamos un criterio a una tabla existente), de creación de tabla (creamos una tabla nueva en función del criterio seleccionado), de anexar datos (los anexa a una tabla preexistente), de actualización de datos (sobre una tabla preexistente, los corrige o modifica) o de eliminación (actuar  con precaución porque en Access no hay posibilidad de deshacer este tipo de cambios).

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Y que la forma de proceder para crear la consulta es la siguiente:

  • Nos situamos en menú Crear/Consultas/Diseño de Consultas

 

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  • Se nos abre el submenú Mostrar tabla, donde seleccionamos las tablas que queremos seleccionar, en este caso será Balance Prueba, tal como se ve en la imagen.

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Damos a Agregar y nos aparece en la parte superior de la pantalla la tabla seleccionado con sus campos correspondientes.

  • Ahora seleccionamos todos los campos de la tabla y los arrastramos a la parte inferior, definiendo los campos de la consulta. Podemos hacer esto uno a uno si lo deseamos.

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  • Ahora nos fijamos en lo que llamaremos menú de consulta, en la parte inferior de la pantalla. Aquí introduciríamos los criterios si estuviésemos en una consulta de selección (por ejemplo podríamos introducir un criterio que fuese “<6000000000” si quisiéramos seleccionar las cuentas de Activo y Pasivo únicamente).

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  • En este caso no queremos esto, queremos simplemente crear una tabla que anexe los datos del Excel Balance Prueba. Es por esto que seleccionamos en el menu superior la consulta de creación de tabla, y dentro del submenú que aparece Crear nueva tabla: y le damos el nombre de tblBalanceImportado, tal como se ilustra en la imagen, dando a aceptar.

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  • Ya la consulta está creada, pero debemos ejecutarla para que se cree esta tabla en la base de datos. Antes de ejecutar (acción que no se puede deshacer) es importante  Ver la consulta antes, para comprobar su idoneidad. Ambos iconos se encuentran en el margen superior izquierdo de la pantalla de consultas.

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  • Una vez ejecutada la consulta, damos a guardar la consulta (la denominamos sql1agregaBcePrueba, y vemos como aparece en la base de datos una nueva tabla, la tblBalanceImportado. Es importante a la hora de denominar las consultas y tablas seguir una estructura clara, distinguiendo entre tablas (tbl) consultas (sql) o formularios (frm) en su denominación, y precediendo una numeración si son varios pasos consecutivos, aunque posteriormente podremos crear macros para automatizar el proceso.

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En el siguiente post continuamos

 

 

Introducción a las bases de datos relacionales (II)

Pasamos a describir el segundo paso tras descargarnos la tabla de Excel adjunta en el blog Introducción a las Bases de Datos relacionales I.

Vamos a utilizar para realizar este ejemplo Access 2010 y Excel 2010, no obstante con plataformas anteriores los pasos a realizar son los mismos.

Vamos a describir el proceso de forma esquemática:

  • Abrimos Access y pasamos a crear una nueva base de datos (podemos partir de la plantilla bases de datos en blanco) a la que llamaremos BBDD, y procedemos a importar la tabla renombrada de Excel “NPGC”
  • Para ello nos vamos al menú de Access “Datos Externos”/importar y vincular/Excel, donde nos pedirá que especifiquemos el origen de los datos (seleccionaremos la ruta de acceso para llegar a nuestro archivo en Excel, donde la hayamos guardado), especificando que queremos importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual, tal como vemos en la imagen

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  • El siguiente paso consistirá en seleccionar la hoja del Excel que contiene los datos para importar (el Excel “NPGC” sólo contiene una sóla pestaña con datos por lo que seleccionaremos la pestaña NPGC), se nos muestra debajo una visualización previa de los datos a importar, y damos a Siguiente

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  • Marcamos casilla Primera fila contiene encabezados de columnas (Access renombrará algún encabezado que no admite los caracteres actuales, no es problema porque ya los modificaremos y adaptaremos más adelante), damos siempre a Siguiente
  • Posteriormente nos pide especificar la información sobre cada campo de la tabla, y nos permite indexar esos campos o No importarlo si no lo queremos, en este paso vamos a darle a Siguiente sin marcar nada
  • Nos pide ahora que agreguemos una clave principal, es un tema muy importante que explicaremos en siguientes blogs pero en este momento marcaremos Permitir a Access que agregue una clave principal y damos a Siguiente
  • Aparece la última pantalla del asistente de importación que nos pide que marquemos el nombre de la tabla de destino que se abrirá en Access, se nos marca por defecto el nombre de la pestaña de Excel que estamos importando, por lo que dejaremos ese nombre, NPGC, y pulsaremos Finalizar
  • Ya aparece en Access una nueva tabla denominada NPGC que contiene los datos del NPGC, código de cuenta en 4 y 3 digitos, Denominación de la cuenta, y Grupo y Subgrupo al que pertenece.

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En el siguiente blog vamos a empezar a establecer relaciones con la tabla ya creada, con el objetivo de empezar a crear nuestros propios informes.

Es bueno para aquellos usuarios no familiarizados con Access que vean la tabla creada, y jueguen con ella modificando el ancho de las columnas, usando filtros y ordenando las mismas por número de cuenta de forma ascendente, descendente, etc…

Nota: Al hacer cualquier modificación de este tipo Access nos pedirá si queremos guardar los cambios, por lo que es importante actuar con precaución. Los filtros y la ordenación se pueden modificar todas las veces que queramos, pero si eliminamos filas  o cambiamos datos no hay opción para deshacer cambios, por lo que conviene siempre que hagamos nuestras pruebas en una copia de esta misma tabla recién creada, se puede hacer seleccionando la tabla en el panel de objetos de Access y con el botón derecho sobre ella pulsar Copiar y posteriormente Pegar, se nos crea una tabla llamada por defecto Copia de NPGC con los mismos datos y estructura sobre la que podemos hacer todas las operaciones que queramos para familiarizarnos con la misma.

Introducción a las bases de datos relacionales (I)

Todos hemos tenido mayor o menor experiencia profesional, y se puede decir que todos chapurreamos algo de Word, Excel y hasta Powerpoint, pero en cuanto vemos el icono de Access todo cambia…. vamos a intentar que esta actitud se suavice, iniciando una serie de blogs para convertirnos en usuarios básicos de este software, esencial en el mundo de las bases relacionales.

Empezamos con un sencillo ejemplo de como utilizar una base de datos basada en el NPGC, a partir de la cual estableceremos una serie de relaciones para obtener unos informes hechos a medida.

Para comenzar, descarguemos este archivo en excel, posteriormente explicaremos como pasarlo fácilmente a Access y empezar a definir relaciones.

NPGC

Más información en el próximo blog de esta serie.